Ontdek hoe jij meer klanten kunt helpen met de kennis die je hebt.

Met dit stappenplan maak je een opvallend goede programma's die altijd voor minimaal 90% volgeboekt zijn.

Page content

article content

11 zaken die je goed moet regelen als je een workshop of event organiseert

Op zoek naar de juiste plek

Voor Workshoptrainer, maar vooral ook voor mijn andere bedrijf  De Project Leadership Academy waren wij altijd op zoek naar een fijne trainingslocatie.  Bijzondere plekken in het groen, elke keer weer ergens anders want dat is zo leuk. Goede ervaringen, minder goede ervaringen:-) Eigenlijk best onrustig vond ik op een gegeven moment.

Uiteindelijk zijn we ons steeds meer gaan richten op een paar plekken waar we regelmatig komen. Ze kennen je, ze weten hoe je de zaken rondom jouw workshop of training graag geregeld wil hebben en op een gegeven moment zelfs hoe jij je koffie drinkt. Het heeft ons veel rust gegeven en we komen tijdens de training minder voor verrassingen te staan.

Locatie is belangrijk

Deze ervaringen hebben mij weer gesterkt in de gedachte dat de ruimte van grote invloed is op het succes van je workshop of training. Daarom staat ‘het regelen van een goede locatie’ bij mij op nummer 1 in het lijstje van zaken die je moet regelen als je zelf een workshop organiseert.

Aan welke andere zaken moet je nog meer denken?

Ik heb nog 10 punten verzameld, min of meer op chronologische volgorde.

  1. Zoek een onderwerp waar deelnemers voor willen reizen. Tijd is een kostbaar goed. Voor welke onderwerp willen jullie deelnemers een reis ondernemen, ook vanuit Friesland en Limburg? Of vanuit Amsterdam als je deelnemers met het openbaar vervoer willen komen?
  2. Ga werken aan je marketing voordat je het hele programma ontwerpt. Ik hoor te vaak dat mensen een hele mooie workshop hebben ontwikkeld, en dat ze er dan geen klanten voor kunnen vinden. Ga meteen nadat je het onderwerp hebt bepaald werken aan acties om je groep te vullen.
  3. Zorg voor een goed facturatiesysteem. Als je veel deelnemers hebt, kan het sturen van de facturen veel werk opleveren. De professionaliteit van je facturatie straalt bovendien af op het beeld dat je deelnemers van jou hebben als trainer.
  4. Pas je de groep, het onderwerp en het programma aan jouw eigen trainingservaring aan. Als beginnend workshoptrainer is het bijvoorbeeld niet handig als je een groep hebt met veel niveauverschillen.
  5. Denk aan de inwendige mens. Vul voor alle deelnemers een tasje met wat lekkere dingen, zodat mensen iets kunnen eten en drinken zonder dat ze ervoor hoeven opstaan. Water (en zuurstof!) zijn essentieel voor het leerproces. Hou bij de lunch bij voorbaat rekening met dieetwensen. Er zijn steeds meer mensen die geen gluten, vlees of koemelkproducten eten.
  6. Besteed aandacht aan de aankleding. Details zijn belangrijk. Zo zagen al mijn deelnemers dat de planten en bloemen die ik had neergezet passen bij mijn bedrijfskleuren: groen, paars en wit.
  7. Maak een goede banner. Als je in een zaal traint die niet van jou is, maak je met een banner de zaal meteen eigen. Ik heb mijn banner laten ontwerpen door mijn grafisch vormgever en de materialen zijn ook nog eens duurzaam. Het is daarmee een mooi visitekaartje.
  8. Laat de PowerPoint thuis, tenzij je het wilt gebruiken om af en toe wat plaatjes te laten zien. Zelf werk ik altijd met een flipover en een stift (de Edding 550). Zo kan ik ten alle tijden interactief werken en blijft de energie in de groep hoog. Bovendien laat deze techniek mij nooit in de steek.
  9. Mail vooraf een goede routbeschrijving en geef een telefoonnummer dat mensen kunnen bellen als ze te laat komen of het niet kunnen vinden. Ook dit lijkt een onbelangrijk detail, tot je deelnemers in je workshop krijgt die gestrest zijn en dus niets meer leren omdat ze verdwaald waren.
  10. Tot slot: zorg ook voor jezelf! Vaak zorgen we als workshoptrainers heel goed voor onze deelnemers maar vergeten we voor onszelf te zorgen. Ook dat heeft invloed op de kwaliteit van je workshop.

Je ziet, ik kan zo 11 punten verzinnen die je goed moet regelen voordat je een eigen workshop of groepsprogramma geeft, zonder dat ik nog iets heb gezegd over je programma, over werkvormen of over alle manieren om je vervolgprogramma te verkopen in je workshop.

Comment Section

1 reactie op “11 zaken die je goed moet regelen als je een workshop of event organiseert


Door Charelle op 12 oktober 2013

goedemorgen Ellen

sinds een jaartje heb ik mijn eigen schoonheidssalon/nagelstudio opgericht.
ik ben druk bezig om mijn zaak uit te breiden naar een uniek en wensvolle beautysalon.

op dit moment ben ik mezelf aan het oriënteren om workshops te geven voor visagie.
ik zou ik dit ook graag buiten de deur willen doen en mezelf opgeven als freelancer.

aangezien ik al veel informatie heb gevonden op deze website en enorm enthousiast ben geworden.
ben ik benieuwd of u mij verder kan helpen om mijzelf als freelancer in te zetten en bij welke stappen ik moet beginnen.

ik hoop snel van u te horen,

Met vriendelijke groet,

Charelle Verheul

Plaats een reactie


*